Der Begriff „Zeitmanagement“ ist irreführend. Wir können die Zeit nicht managen, sie läuft unaufhaltsam ab. Jedoch kann die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll genutzt werden.
Es ist sinnvoll, ein Gleichgewicht von Beruf, Familie, Gesundheit und der Frage nach dem Lebenssinn aktiv herzustellen, da alle Bereiche ein zufriedenes Leben ausmachen. Alle Tätigkeiten sollten effektiv und effizient erledigt werden. Der Effektive tut die richtigen Dinge, der Effiziente erzielt dabei optimalen Ergebnisse. Wichtig ist die Balance zwischen Anstrengung ( „High-Speed“) und Entspannung ( „High-Joy“). Nachfolgend entwickeln die Professoren Seiwert, Peseschkian, Knoblauch und Drucker einen 7-stufigen Plan für ein sinnerfülltes Leben.
Schritt 1: Lebensvisionen definieren
Zuerst geht es um die eigene Vorstellung über den Privat- und Berufsbereich mit den grundlegenden Fragen nach den eigenen Fähigkeiten und Bedürfnissen: Was ist mir wichtig? Was will ich im Leben erreichen? Worauf möchte ich stolz sein? Die Lebensziele sollten schriftlich fixiert und hiernach das eigene Handeln selbstverpflichtend ausgerichtet werden.
Schritt 2: „Lebenshüte“ festlegen
„Lebenshüte“ sind die individuellen Schlüsselrollen im Privat- und Berufsleben (z.B. Ehemann, Vater, Büroleiter, Vereinsvorsitzender etc.). Die 7 wichtigsten „Lebenshüte“ sollten definiert und schriftlich niedergelegt werden.
Schritt 3: Schlüsselaufgaben zuweisen
Jedem „Lebenshut“ müssen Schlüsselaufgaben zugewiesen werden. Dabei helfen drei Kernfragen: Was kann ich am besten? Was macht mir am meisten Spaß? Womit kann für meine Lebensvision große Wirkung erzielen? Das Konzentrieren auf strategische Ziele ist entscheidend.
Schritt 4: Jahresziele formulieren
Die Zukunftsvorstellung wird mit Jahreszielen anhand von zwei Formeln definiert: Zum einen durch die oben schon genannten Bereiche „Körper“, „Leistung“, „Kontakte“ und „Lebenssinn“, zum anderen durch die SMART-Formel mit den Kriterien „spezifisch“, „messbar“, „aktionsorientiert“, „realistisch“ und „terminierbar“.
Schritt 5: Wochenplan erstellen
Der Zeitraum einer Woche ist ein flexibles Planungsintervall, in dem die anstehenden Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip in vier Prioritätskategorien eingeteilt werden mit Unterscheidung von „wichtig“ (der Akteur ist selbstbestimmt) und „dringlich“ (der Akteur wird fremdbestimmt):
- A-Aufgaben umfassen akute Probleme und werden sofort gelöst (dringlich und wichtig).
- B-Aufgaben betreffen die eigene Strategie und werden mit Vorzug angegangen (wichtig, aber nicht dringlich).
- C-Aufgaben sind weniger wichtige, aber zeitfressende Aufgaben, die sich delegieren lassen (dringend, aber nicht wichtig).
- D-Aufgaben können direkt in den Papierkorb befördert werden (weder wichtig noch dringend).
Schritt 6: Den Tag effizient planen
Der Tag stellt eine rhythmische Planungseinheit dar. Der folgende Tag sollte am Vorabend in 5 bis 10 Minuten geplant und am Morgen nochmals reflektiert werden. Folgende Prinzipien sind für die Planung wichtig: Nur 50 bis 60% der Tageszeit sollten verplant werden, der Rest gilt als Puffer für unvorhergesehene Aktionen. Ähnliche Tätigkeiten sollten zusammengelegt werden (z.B. ein Telefon- und E-Mail-Block). Am Tagesende wird Bilanz gezogen und ein Abgleich mit der Wochenplanung vorgenommen.
Schritt 7: Energie und Selbstdisziplin
Durch Selbstdisziplin und Selbstmotivation lässt sich viel Zeit gewinnen, eine tiefe Verinnerlichung vorausgesetzt. Im Zeitmanagement geht es nicht nur um selbstkasteiende Pflichten, sondern auch um den Genuss von gewonnener Freizeit, in der Bedürfnisse ausgelebt werden können. Disziplin lohnt sich also.
